1.  Какие этапы рассматривает компетенция «Закупки»?

    Компетенция «Закупки», иначе говоря прокьюремент, представляет собой взаимосвязанную систему, основанную на практических методах организации закупок, позволяющих максимально удовлетворить потребности заказчика в том или ином товаре или услуге, а также распределении заказов между поставщиками этих товаров и услуг путем проведения конкурсных торгов. Данный процесс включает в себя следующие этапы:

    • планирование закупок — анализ рынка товаров и услуг, необходимых заказчику;
    • определение целесообразности закупки;
    • регламентирование закупок — построение организационного процесса закупки, с четким распределением полномочий и обязанностей, зафиксированное в положениях и инструкциях;
    • проведение закупок (конкурсы, аукционы, запросы, переговоры, тендеры и пр.);
    • контроль закупок.
  2.  Как проводить анализ поставщиков?

    Выбора поставщика и дальнейшее построение сотрудничества с ним, обычно, основаны на таких факторах, как интуитивное восприятие, симпатия или антипатия менеджера к представителю компании-поставщика или его индивидуальные особенности. Эти факторы принадлежат к группе субъективных, и, следовательно, не могут быть определяющими в анализе ситуации как внутри, так и вне предприятия.

    Серьезный анализ поставщиков следует проводить одним из представленных методов:

    • метод оценки затрат, при котором весь анализируемый процесс поставок делится на несколько возможных исходов, а после расчета всех затрат и доходов для каждого из них, выбирается самый выгодный;
    • метод доминирующих характеристик, при котором определяется основной критерий для выбора (цена, качество и пр.);
    • метод категорий предпочтения основывается на экспертной оценке всех, в том числе и субъективных, параметров закупочного процесса поставщика;
    • метод рейтинговой оценки — самый распространенный метод комплексной оценки, но не исключающий некоторые недостатки.
  3.  Что такое централизованные закупки? Как они проходят?

    Существуют две модели организации закупок — централизованная, предполагающая наличие отдельного субъекта правоотношений, уполномоченного осуществлять процедуры закупок, и децентрализованная, при которой каждый заказчик осуществляет все этапы закупки самостоятельно.

    Порядок проведения централизованных или совместных закупок устанавливается Правительством РФ. При проведении централизованных закупок несколько заказчиков на основании соглашения передают часть своих полномочий на проведение закупок одному из них — организатору.

    В целях экономии денежных средств путем централизации закупок, функции по определению поставщиков и организации закупки возлагаются на одну организацию или уполномоченный орган, однако они не вправе осуществлять обоснование закупок, определять или подписывать условия контракта. Данные функции могут быть исполнены только непосредственными заказчиками.

  4.  Что такое тендер? Для чего он используется?

    Законодательство Российской Федерации в статьях Гражданского Кодекса вводит два ключевых понятия способов проведения закупок — торги и конкурс. Зачастую, их рассматривают как синонимы, однако, это не совсем соответствует действительности, поскольку торги могут проводиться и в виде конкурса, и в виде аукциона.

    Многие используют еще один термин — тендер, в переводе с английского «предложение», упоминание которого можно встретить даже в законодательных актах. Это смысловой аналог «торгов».

    Тендер — это конкурентная форма отбора предложений, заключающаяся в следующих этапах:

    • заказчик объявляет конкурс на максимально подходящее предложение по товарам или услугам с предварительно оговоренными характеристиками;
    • заказчик проводит сравнение полученных предложений;
    • заказчик подписывает договор с участником, предложившим наилучший вариант.

    Выиграть тендер для любого предприятия-поставщика значит получить финансовую выгоду и значительно повысить репутацию своего бренда.

  5.  Как правильно вести базу поставщиков?

    Типичный ошибочный принцип при работе с поставщиками — стремление работать одинаково с каждым из них. Любое предприятие должно делать выбор в пользу того поставщика, который максимально удовлетворит его потребности, и уже потом строить с ним индивидуальные партнерские отношения.

    Оптимально составленная база поставщиков предполагает большие преимущества, поэтому очень выгодно постоянно совершенствовать концепцию управления поставщиками. В базе поставщиков компании должны иметь место два типа отношений: построенные по принципу экономической целесообразности и партнерские, основанные на личных предпочтениях.

    Для осуществления возможности грамотно составлять и активно управлять базой поставщиков, а также создавать с ними долгосрочные партнерские отношения, необходимо разработать определенную стратегию работы с поставщиками. Разработка и реализация данной стратегии должна иметь постоянный характер и сопровождаться механизмами обратной связи и контроля.

  6.  Каким образом можно понизить цены поставщиков?

    Работа с поставщиками — достаточно простой и быстрый способ снижения расходов при закупке какого-либо товара или услуги. При правильном проведении переговоров на поставщика всегда можно воздействовать, вынуждая его предлагать условия, наиболее выгодные заказчику.

    Не стоит сомневаться в том, что поставщики всегда закладывают в первоначальную цену определенные скидки для своих будущих клиентов, поэтому менеджеру никогда не стоит упускать возможности поторговаться. Соглашаясь на первую предложенную цену, предприятие лишает себя экономии в размере предусмотренной поставщиком скидки.

    Необходимо действовать грамотно — делать вид ожидания от поставщика чего-то более значительного и при любой возможности торговаться. Только после всех возможных вариантов предложений от представителя поставщика, можно остановить свой выбор на более подходящих для вас условиях.

    К сожалению, довольно часто любые поставки и закупки воспринимаются на предприятии делом второстепенным, и многие руководители не придают особого значения переговорам с поставщиками, что является большой ошибкой.