1. Что включает в себя компетенция делопроизводства?

    Делопроизводство является такой отраслью деятельности предприятия, которая отвечает за документирование, а также за организацию работы с документацией.

    Под понятием документирование предполагается запись (фиксация) информации на разнообразных носителях в соответствии с необходимыми требованиями и правилами. Итогом процесса документирования становится появление документа, т. е. материального носителя информации, содержащего все необходимые реквизиты, которые предназначены для идентификации документа, и зафиксированной в нем информации.

    Под организацией работы с документацией подразумевается обеспечение документооборота ( т. е. контроль над движением документа со времени его появления на предприятие и до момента прекращения его действия), а также хранения и применение документации в настоящей деятельности организации.

  2. Какие необходимые компоненты должны быть на бланке официального письма компании?

    При помощи типографического способа на листы бланков письма компаний переносятся постоянные элементы. Стоит отметить, что в последнее время типовые бланки не пользуются популярностью, по причине того, что бумагу, содержащую все нужные элементы и реквизиты организации можно распечатать на принтере собственными силами. Кроме основного текста-послания в письме также указывается информация об адресанте — название предприятия, контакты, номер письма и прочее. Реквизиты могут находиться на листе продольно или же в его углу.

    Для того чтобы письмо легче воспринималась во время его оформления необходимо придерживаться правил технической эстетики. Так, человеку легче всего зафиксировать свое внимание на верхней части письма, из-за чего она должна быть более насыщенной, нижняя же — более традиционной и устойчивой.

  3. Что такое регистрация документа?

    Процедура регистрации является подтверждением факта создания, либо же получения документа в конкретный день (или время) путем его записи, а также внесения о нем данных в регистрационную форму и присвоения там же документу номера. Данный процесс обеспечивает возможность создания базы всех документов организации, что облегчает процесс контроля над документооборотом, а также позволяет проводить информационно — справочные работы. Исходя из определения, стоит сделать вывод, что регистрация, в первую очередь, нужна для присвоения документу юридической силы, путем фиксирования факта его получения, либо создания. Ведь незарегистрированный документ, не имеющий номера, является юридически несуществующим. К примеру, таким документом может быть постановление, приказ и прочее. В той ситуации, когда полученный документ является не зарегистрированным, то  предприятие-получатель не несет за него никакой ответственности, ведь факт получения документа является не подтвержденным.

  4. Что включает в себя система документации?

    Системой документации считается совокупность документов, которые связаны между собой своим происхождением, видом, своим назначением, сферой деятельностью, а также едиными правилами, выдвигаемыми к их оформлению.

    Система документации подразделяется на функциональную систему, а также на корпоративную. К первому виду системы документации относят сложные документы, которые используются при реализации, в первую очередь, управленческих функций, а также деятельности предприятия.

    К корпоративной, то есть к отраслевой или ведомственной системе документации относится совокупность функциональных подсистем документации, которые содержат специфическую информацию, и соответствующих составу, а также особенностям функций управления определенной сферой хозяйства, предпринимательской структуры или ведомства.

  5. Каким образом можно автоматизировать делопроизводство?

    Делопроизводство является обеспечением деятельности организации документацией. Основой процесса автоматизации документооборота является переход к безбумажным технологиям посредством автоматизации делопроизводства, при этом выявить четкое разграничение между автоматизацией делопроизводства и автоматизацией документооборота достаточно нелегко.

    В ситуации, когда функции документирования выполняются при помощи автоматической системы, процесс регистрации, а также создания документа значительно облегчается. Для любой организации очень важно разработать, а также внедрить систему автоматизации делопроизводства, так как она помогает выйти на более качественный уровень организации работы с документами, облегчает их учет и контроль выполнения того или иного документа, а также решения различных задач, связанных с документооборотом.

  6. Что представляют из себя электронные документы?

    Электронные документы являются информационным объектом, который содержит в себе два обязательных составляющих:

    1.  Реквизиты — ФИО и другая информация об авторе документа, место, а также время создания документа и прочее. Кроме того электронный документ должен содержать электронную подпись;
    2.  Основная часть документа, которая может представлять собой текстовые, числовые, а также графические элементы, составляющие едино целую структуру передаваемой информации.

    Электронные документы необходимо подписывать лишь квалифицированной электронной подписью, которая приравняет такой документ к бумажному документу, подписанному собственной рукой. Информация, содержащаяся в электронном документе, имеет цифровую (электронную) форму, которая передается при помощи информационно-телекоммуникационных сетей, а ее восприятие происходит через электронно-вычислительные машины. Визуализировать же электронный документ можно при помощи монитора, либо распечатав его на бумаге.

  7. Кто регулирует требования к оформлению документов?

    ГСДОУ (сокращение от государственной системы документационного обеспечения управления) считается совокупностью правил и принципов, которые отражают единые требования к документированию управленческой деятельности, а также к организации работы с документами на предприятия (объединениях), органах государственного управления, учреждениях, а также общественных организациях.

    В ГСДОУ включены Основные положения, отраслевая, общесоюзная, а также республиканская методическая и нормативная документация, связанная с вопросами документационного обеспечения управления.
    Главная цель ГСДОУ заключается в упорядочивании документооборота, а также в уменьшении объемов документов и улучшения их качества, в создании условий, которые будут обеспечивать, эффективное использование современных технологий сбора, анализа и обработки информации, и в повышении качества работы управления.

  8. Что такое реквизиты организации?

    Все предприятия и организации являются юридическими лицами, которые при осуществлении своей деятельности взаимодействуют с другими юридическими лицами (предприятиями), а также физическими лицами (гражданами). Однако для того чтобы взаимодействовать, предприятию необходимо быть идентифицированным, с целью избегания появления каких-либо проблем в процессе поиска предприятия, и приданию отличительных черт по сравнению с другими объектами, записанными в государственном реестре юридических лиц. Для такой идентификации используются банковские и общие реквизиты.

    Общими реквизитами считаются наименование организации — полное или же сокращенное; организационно-правовая форма юридического лица, а также при наличии вышестоящего предприятия, его наименование, а также адрес фактического местоположения предприятия, и его юридический адрес, должность и полное имя руководителя данной организации.

  9. Какие основные реквизиты указываются в карточке контрагента?

    К общим сведениям об предприятии относят информацию, которая подтверждает правомерность данного предприятия, т. е. данные о его государственной регистрации. К таким данным относят дату государственной регистрации предприятия, номер свидетельства, выданного при регистрации юридического лица, ОГРН (основной государственный регистрационный номер), а также наименование территориального подразделения ГНИ, которое произвело данную регистрацию.

    Банковские реквизиты нужны для того, чтобы учреждение могло осуществлять безналичные финансовые операции. К таким реквизитам относят номер расчетного счета, состоящего из 20 цифр, название финансовой организации, а также ее месторасположение. Кроме того к банковским реквизитам относят уникальный код банка из 9 цифр, который ему присвоил Центральный банк, а также корреспондентский специальный счет из 20 цифр, который также присваивается банку ЦБ.

  10. В каких случаях на документ ставится печать организации?

    Государственный стандарт не имеет закрепленных требований, которые касаются печатей без герба. Законодательство государства практически не описывает правила использования печатей. К примеру, не понятно, какими печатями должны обладать организации, в каких ситуациях их необходимо проставлять, а также кто несет ответственность за их сохранность, и сколько вообще печатей должно быть у каждой организации. Все эти неясные моменты определяются по усмотрению руководителя каждого предприятия.

    Однако существуют такие общепринятые моменты — оттиск печати предприятия должен размещаться внизу рядом с подписью, проставленной должностным лицом. При том печать должна частично попадать на слово, обозначающее должность, но не зацеплять подпись лица, и ее расшифровку.

    Некоторые документы имеют обозначение М.П., которое расшифровывается как место для печати. Такое обозначение находится на таких документах, как трудовая книжка, бланки удостоверения, бухгалтерские документы и прочие.

  11. Для чего используется регистрационный номер документа?

    Во время регистрации документа ему присваивают буквенно-числовой, либо просто числовой код, который именуется регистрационным номером документа, либо же регистрационным индексом.

    Данный код является порядковым номером документа, который по усмотрению предприятия может дополняться индексом дела по номенклатуре дел, данными о корреспонденте, либо исполнителе и прочее. Стоит отметить, что порядковые номера информационно-справочным документам, а также распорядительным документам присваиваются в границах текущего календарного года для каждого отдельного вида документации.

    Если регистрационный номер присваивается двумя или более предприятиями одновременно, то он представляет собой многозначный код каждая часть, из которых состоит из регистрационного номера каждой организации, записанных через черту.

  12. В каком случае ставится отметка о заверении копии документа?

    Отметка о заверке копии документа является реквизитом, который придает копии правовой статус. Во время заверки соответствия копии документа с его подлинником, ниже подписи необходимо проставить надпись «Верно», а также должность того лица, которое заверяло копию, его подпись, и расшифровку данной подписи (фамилию и инициалы лица). Кроме того необходимо проставить печать организации, которая определяется для таких случаев самим предприятием.

    Во время рассылки документов нормативно-правового характера, таких как приказы, распоряжения, постановления и прочее, распечатанные копии документа нужно заверить печатью предприятия, либо же оттиском печати структурного подразделения организации. Например, печатью отдела кадров, общего отдела, службы документационного обеспечения отдела и прочих подразделений.

  13. В чём заключаются особенности ведения деловой переписки?

    Даже на сегодняшний день деловая переписка остается по-прежнему актуальной, особенно в коммерческой и предпринимательской деятельности. В отличие от традиционного письма деловая переписка не должна нести каких-либо эмоций, а быть лаконичной, грамотной, а также обладать смысловой нагрузкой. Искусство ведения деловой переписки состоит в умении безупречно выражать свои мысли. Составляя деловую переписку необходимо учитывать некоторые правила. Общение в деловой форме начало свое развитие в XIX веке в Англии. Как раз в это время писари начинают изучать азы делового этикета. В современном мире данный процесс был значительно облегчен компьютерами, которые автоматически производят проверку орфографии и пунктуации. Автору остается лишь предать основной текст в рамках делового общения. Для того чтобы письмо не имело удручающий вид, оно должно обладать определенной структурой.

  14. Что такое Протокол, в каких ситуациях он ведется?

    Протоколом называют документ, имеющий организационно-распорядительный характер, который фиксирует все принятые решения, а также ход событий совещаний, заседаний собраний, а также конференций. Если же обращаться к толковым словарям, то они дают более обобщающее пояснение — «документ, содержащий запись всего произошедшего на собрании, заседании».

    Основанием для оформления протокола считаются записи, которые велись во время заседания. В ситуации, когда запись событий ведется путем стенографии или магнитной звукозаписи, то протокол оформляется после их расшифровки. Запись событий производит секретарь, либо лицо, которому было назначено выполнять данные обязанности. Стоит отметить, что от квалификации данного лица, а также от его умения вникнуть в суть обсуждаемого на собрании вопроса зависит качество произведенной записи. Именно поэтому назначение лица, выполняющего запись, является ответственным моментом в подготовке к заседанию. Составляется протокол по форме общего бланка.

  15. Кто должен вести делопроизводство в компании?

    Очень часто на малом предприятии, а особенно во время его появления и развития, отсутствует специальное подразделение, которое является ответственным за делопроизводство. В таком случае, чаще всего, функции такого отдела перекладываются на помощника или секретаря руководителя. Исходя из практики, нужно сделать вывод, что принимая на себя данные обязанности, сотрудники решают составить примерный план ведения делопроизводства, который будет учитывать особенности деятельности конкретной организации. Данный план утверждается руководителем, и становится эффективным способом организации работы. В особенности это касается недавно созданных организаций, и предприятий, на которых появилась необходимость привести документацию в порядок за короткое время, так как до этого момента делопроизводству уделялось слишком мало внимания.

  16. Для чего создавать документальный архив?

    Документальный архив формируется на предприятии исходя из его нужд, вида деятельности, размеров, норм законодательства РФ. К примеру, компания, оказывающая услуги населению, обязана сохранить документы о совершенных сделках (финансовые, правовые, отражающие качество услуг) минимум за 3 года (время возможного предъявления претензий). Наличие информации в архиве на бумажных носителях за нужный промежуток времени позволяет:

    • — анализировать качество функционирования за любой период;
    • — защищаться в суде;
    • — восстанавливать электронные базы в случае утраты, сбоев и пр.

    Ежегодно на предприятии должен выпускаться приказ, который утверждает номенклатуру дел, облегчающую поиск архивных папок, сроки их хранения.
    Брошюрование, маркировка упрощает последующую работу с документацией при необходимости поиска и извлечения из архива через время. За порядком, перемещением папок в архиве, уничтожением документов следит архивариус или секретарь.

  17. Как необходимо форматировать текст, если он содержит несколько не связанных между собой положений?

    Прежде всего, в этом случае следует очень внимательно перечитать все части текста. Очень часто в нашей работе нам дают рыхлые куски текста, либо же просто наброски собственных мыслей на ту или иную тему. Что же нам можно с ними сделать?

    • Самое первое — определится с объемом, который нам нужен в итоговом варианте, Это будет несколько разделов, или это будет одно общее описание чего-то.
    • Второе — найти смысловые «якоря» в данных фрагментах, и определиться, можно ли их соединить между собой с помощью связывающих предложений или нет. Например «Учитывая вышесказанное, следует…», «Полагая все обозначенное важным, вполне приемлемо будет поступить…» — и так далее, в зависимости от контекста форматируемого текста.

    И в любом случае, поделите эти тексты на абзацы, потому что их смысловая разрозненность в любом случае нуждается в некотором отделении, и лучшего метода не придумаешь.

    Можно рассмотреть вариант выделения жирным или курсивом с подчеркиваниями — но пользуйтесь этими инструментами осторожно, они не всегда одинаково полезны.